深色是我們主責的階段，淺色是貴公司主責、我們支援。資料一週內備齊的公司，第 2、3 週可以合併，兩週上線。
貴公司先填「導入前資料表」（約 20 分鐘），訪談時我們走一遍貴公司從報價到收款、從收憑證到申報的流程，確認適合的方案與開站範圍。訪談後一個工作天內給報價與時程。建議記帳士一起參加。
結束時要定的事：方案、開帳日、貴公司的導入負責人、記帳士是否配合。
簽約後我們寄出「導入準備包」，含填寫說明與範例。
| 要準備的 | 誰 | 說明 |
|---|---|---|
| 公司設定表 | 貴公司 | 統編、稅籍、字軌、會計年度、開帳日、銀行（只填銀行名與末四碼） |
| 客戶、供應商、品項清單 | 貴公司 | 用準備包的 Excel 模板；現有清單格式不拘，可先給我們看 |
| 期初餘額與未收未付明細 | 記帳士 | 開帳日的試算表；準備包裡有「給記帳士的一頁說明」 |
| 使用者名單與角色 | 貴公司 | 老闆、員工、內部會計、記帳士（唯讀） |
| 本期 401 申報書、上期媒體檔 | 記帳士 | 比對用，確認我們產出的檔案與現行一致 |
這一週最常卡在期初餘額。開帳日建議選在一個申報期的開頭（1、3、5、7、9、11 月的 1 號），記帳士剛申報完，數字最乾淨。
建立 貴公司.digitphile.com，依公司設定表配置字軌、科目、稅別與角色；匯入主檔與期初餘額，跑借貸平衡與統編檢查。有問題的資料會逐列列出退回修正，不會整批卡住。匯完後我們提供「開站確認表」：試算表、應收應付帳齡、銀行期初，請記帳士核對簽回。
交付：管理員帳號（密碼由貴公司首次登入自行設定）、開站確認表。
| 場次 | 對象 | 內容 |
|---|---|---|
| 第一場：日常操作 | 老闆、業務、行政 | 報價、訂單、出貨、開發票、收款；進項發票登錄；作廢與折讓怎麼分 |
| 第二場：月結與申報 | 內部會計、記帳士 | 銀行明細匯入與對帳；申報前稽核；401 摘要與媒體檔；傳票列印與交付 |
視訊進行，各一小時，提供錄影回看。訓練後貴公司在系統裡自己開三張真實單據，我們隔天看一遍給回饋，這是上線前最後一道檢查。
開帳日起所有單據在系統裡開。第一個申報期我們陪走完整流程：月底匯入銀行明細對帳、跑稽核修到零、產出 401 摘要與媒體檔、交給記帳士確認申報。陪跑結束即為導入完成，之後進入例行服務。
完成標準：第一期申報以系統產出的檔案完成，記帳士確認無誤。
| 事項 | 貴公司 | 記帳士 | Digitphile |
|---|---|---|---|
| 填導入前資料表、參加訪談 | 做 | 建議參加 | 主持 |
| 公司設定表、主檔清單、使用者名單 | 做 | — | 提供模板、檢查 |
| 期初餘額、未收未付明細 | — | 做 | 匯入、平衡檢查 |
| 開站、設定、匯入 | 確認 | 核對簽回 | 做 |
| 訓練 | 出席 | 出席第二場 | 做 |
| 日常開票、記帳 | 做 | 做 | 支援 |
| 申報內容的正確性與申報 | — | 負責 | 提供稽核與檔案 |
| 主機、備份、升級、資安 | — | — | 全責 |
Digitphile 提供軟體、主機、導入與訓練，不提供會計、稅務或法律意見；系統產出之申報檔與報表由貴公司及其委任之記帳士、會計師確認後使用。
| 每天 | 自動備份，異地加密保存 |
|---|---|
| 每兩個月 | 申報週前一週提醒：匯銀行明細、跑稽核、產媒體檔；記帳士直接從系統下載 |
| 版本升級 | 由我們排程執行，升級前備份、升級後驗證；重大功能變更事先通知 |
| 支援 | 信件兩個工作天內回覆（成長方案一個工作天）；超出方案範圍的需求另行報價 |
| 資料所有權 | 資料永遠是貴公司的，隨時可匯出全部資料；解約提供完整備份，站台封存 30 天後刪除 |
先填導入前資料表，再約一次 90 分鐘視訊。